Gestión de programas de tarjetas regalo a través de un Back Office central

El Gift Card System Back Office de Ogloba es una interfaz operativa basada en web para gestionar un programa completo de tarjetas regalo. Proporciona a los equipos comerciales un entorno estructurado para supervisar la actividad del programa, configurar accesos, gestionar la producción de tarjetas, controlar relaciones B2B, procesar órdenes de venta y generar informes.

Control operativo y permisos de usuario

El Back Office utiliza una interfaz Web AJAX diseñada para ofrecer una experiencia de usuario rápida y fluida. Los administradores del programa pueden crear, definir, buscar y editar roles de usuario. El control de acceso basado en roles define lo que cada usuario puede ver y hacer, incluidas acciones como enviar, aprobar o rechazar. Esto permite una gestión multinivel en países, unidades de negocio y áreas.

Fabricación de tarjetas y gestión de programas B2B

Ogloba admite el flujo operativo detrás de las tarjetas regalo físicas. Los equipos pueden crear, editar, enviar y consultar órdenes de fabricación de tarjetas, generar números de tarjetas regalo, cargar órdenes mediante FTP seguro, conciliar órdenes de proveedores, realizar seguimiento logístico y gestionar inventario.

La plataforma también gestiona clientes B2B y entidades comerciales de venta. Cubre tarifas, descuentos por volumen, reembolsos anuales y relaciones contractuales con entidades de venta o canje.

Órdenes de venta e informes

El módulo Sales Order centraliza la toma de pedidos, la aprobación, la importación por lotes, la introducción de pagos, la aprobación de pagos, las devoluciones, las notas de crédito, los albaranes de entrega, el seguimiento y las facturas. Los informes están disponibles mediante consultas en línea, con salidas en formato CSV o PDF.

Ogloba proporciona la estructura Back Office necesaria para operar programas empresariales de tarjetas regalo con control, visibilidad y coherencia de procesos.

FAQ

¿Cómo gestiona el Back Office los flujos de producción de tarjetas físicas?

Los equipos operativos crean y siguen las órdenes de fabricación de tarjetas directamente en el sistema, generan los números de tarjeta de cada lote y transmiten los archivos de pedido a los proveedores mediante FTP seguro. Las órdenes devueltas por el fabricante se concilian después con lo solicitado, de modo que las discrepancias afloran antes de que el stock entre en circulación.

¿Podemos gestionar clientes B2B de tarjetas regalo con condiciones comerciales negociadas?

Sí. La plataforma mantiene los registros de clientes B2B junto con las entidades de venta del comercio y aplica las tarifas, descuentos por volumen y reembolsos anuales acordados por contrato. Esto mantiene la coherencia de los precios de venta corporativa sin acuerdos paralelos en hojas de cálculo.

¿Qué cubre el módulo Sales Order desde el pedido hasta la factura?

Lleva el pedido desde la toma y la aprobación, pasando por la importación por lotes y la introducción y aprobación de pagos, hasta las devoluciones, notas de crédito, albaranes de entrega, seguimiento de envíos y facturación en un solo flujo. Al residir cada paso en el mismo módulo, finanzas y operaciones trabajan sobre un registro único por pedido.

¿Cómo se controla el acceso de los usuarios en un programa multipaís?

Los permisos basados en roles definen lo que cada usuario del Back Office puede ver y hacer, hasta acciones individuales como enviar, aprobar o rechazar. Los roles pueden delimitarse por país, unidad de negocio y área, lo que permite a una organización distribuida delegar operaciones sin perder el control central.