Gestion des programmes de cartes-cadeaux via un Back Office centralisé

Le Gift Card System Back Office d’Ogloba est une interface opérationnelle web conçue pour gérer un programme complet de cartes-cadeaux. Il offre aux équipes des commerçants un environnement structuré pour surveiller l’activité du programme, configurer les accès, gérer la production des cartes, contrôler les relations B2B, traiter les commandes de vente et générer des rapports.

Contrôle opérationnel et permissions utilisateurs

Le Back Office utilise une interface Web AJAX conçue pour offrir une expérience utilisateur rapide et fluide. Les administrateurs du programme peuvent créer, définir, rechercher et modifier des rôles utilisateurs. Le contrôle d’accès basé sur les rôles définit ce que chaque utilisateur peut voir et faire, y compris des actions telles que soumettre, approuver ou rejeter. Cela prend en charge une gestion multiniveau à travers les pays, les unités commerciales et les zones.

Fabrication des cartes et gestion des programmes B2B

Ogloba prend en charge le flux opérationnel lié aux cartes-cadeaux physiques. Les équipes peuvent créer, modifier, envoyer et consulter des commandes de fabrication de cartes, générer des numéros de cartes-cadeaux, téléverser des commandes via FTP sécurisé, rapprocher les commandes fournisseurs, suivre la logistique et gérer les stocks.

La plateforme gère également les clients B2B et les entités de vente des commerçants. Elle couvre les tarifs, les remises sur volume, les remises annuelles et les relations contractuelles avec les entités de vente ou de remboursement.

Commandes de vente et reporting

Le module Sales Order centralise la prise de commande, l’approbation, l’importation par lot, la saisie des paiements, l’approbation des paiements, les retours, les avoirs, les bons de livraison, le suivi et les factures. Le reporting est disponible via des requêtes en ligne, avec des sorties aux formats CSV ou PDF.

Ogloba fournit la structure Back Office nécessaire pour exploiter des programmes de cartes-cadeaux d’entreprise avec contrôle, visibilité et cohérence des processus.

FAQ

Comment le Back Office gère-t-il les flux de production des cartes physiques ?

Les équipes opérationnelles passent et suivent les commandes de fabrication de cartes directement dans le système, génèrent les numéros de cartes de chaque lot et transmettent les fichiers de commande aux fournisseurs via FTP sécurisé. Les commandes retournées par le fabricant sont ensuite rapprochées de ce qui a été demandé, afin que les écarts soient détectés avant la mise en circulation du stock.

Peut-on gérer des clients B2B de cartes-cadeaux avec des conditions commerciales négociées ?

Oui. La plateforme tient les dossiers des clients B2B aux côtés des entités de vente du commerçant et applique les tarifs, remises sur volume et remises annuelles convenus par contrat. Cela garantit une tarification cohérente des ventes aux entreprises, sans accords parallèles gérés sur tableur.

Que couvre le module Sales Order, de la commande à la facture ?

Il accompagne la commande de la prise à l’approbation, en passant par l’importation par lot, la saisie et l’approbation des paiements, puis gère les retours, les avoirs, les bons de livraison, le suivi des expéditions et la facturation dans un seul flux. Chaque étape résidant dans le même module, la finance et les opérations travaillent sur un dossier unique par commande.

Comment l’accès des utilisateurs est-il contrôlé dans un programme multi-pays ?

Les permissions basées sur les rôles définissent ce que chaque utilisateur du Back Office peut voir et faire, jusqu’aux actions individuelles telles que soumettre, approuver ou rejeter. Les rôles peuvent être délimités par pays, unité commerciale et zone, ce qui permet à une organisation distribuée de déléguer les opérations sans perdre le contrôle central.